煤矿文件记录管理制度

煤矿文件记录管理制度 一、目的 为完善文件、记录管理,保证质量管理体系有效运行,为产品质量满足规定的要求提供证据,为采取纠正和预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。 二、实施措施 1、本文适用于质量管理体系所要求的所有受控文件和表单记录的管理; 2、公文管理、财务管理文件不在本文件管理范围之内,应按照集团公司相关规定进行管理; 3、各部门负责对本部门文件记录进行控制管理,包括记录的形式、填写、标识、收集、查阅、借阅、销毁,归档存储等,必要时形成统计数据; 4、综合办负责汇总编制《本安体系文件年度修订》,保存相关文件记录的编制修改记录,保存各类文件原件和电子版本,记录的样本,并确定汇总记录的有效期,保证矿用文件记录为最新版本。监督程序文件的实施、检查工作; 5、文件记录的策划和修改依据《本安体系文件年度修订》执行,记录的形式可以是表格、卡片、图标、报告,也可以是拷贝的关盘、磁带、软盘、硬盘或胶片等; 6、表格记录使用填写时应确保与生产活动和体系运行同步,不得后补;表单记录的内容不得随意修改,必需修改时,应将该项双杠划去,将正确内容填写于旁边,并在旁边签名、注明修改日期; 7、表单记录填写内容应真实、准确、清晰、填写完整、签字齐全;表格记录应标识名称、日期等内容,便于收集、整理、查找; 8、各部门文件记录保管员应及时收集、汇总本部门所使用的各类记录,保持顺序号或日期、页码的连续,便于查阅; 9、需要向其他部门提供文件记录时,按照《本安体系文件年度修订》要求,经审核批准后方可提供其复印件,不得提供原件;外来人员查阅记录,需经记录保管部门负责人核实后查阅; 10、内部人员查阅、借阅、检索索取记录复印件,需经过记录保管负责人同意,可在记录保存处查阅所需记录借阅记录时应做借阅登记并限期归还。任何人员不得索要记录原件; 11、及时接收集团公司下达文件,并做好文件发布、分发以及相关记录工作,建立《现行体系文件总清单》,各使用单位要建立《现行文件登记表》,并及时更新;体系文件由矿综合办负责发布和分发,综合办要保留文件发放、作废文件回收和销毁的记录; 12、各单位对收到的新文件要及时传达到每个员工,要保留传达学习的记录,员工要熟悉文件主要内容。 13、将作废文件复印件从相关部门回收加盖“作废文件”章,对作废的文件复印件填写《作废文件记录》,记录不得随意销毁,过期的记录需经记录负责部门主管核实批准后方能处置;批准销毁的记录,由各部门记录保管人员负责销毁,记录销毁时应有部门其他人员见证,并做《文件销毁申请单》由销毁人签名、见证人签名,部门主管审核确认。若有参考价值的记录需保留时,由记录保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样;记录的销毁可采取粉碎、焚烧等方式处理; 14、各单位应建立《记录清单》,明确各项记录的保存期限和归档日期;所有部门和场所的文件和记录由制定人员保管,存放整齐、分类清楚、标示清晰、便于查找和提供。

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