陕北矿业韩家湾煤炭公司档案管理妙处多,嘉禾

陕北矿业韩家湾煤炭公司档案管理妙处多

今年来,嘉禾县煤炭局严格按照档案管理规范化、制度化、现代化、科学化的要求,狠抓档案业务基础建设,扩增了专用档案室,更换、更新了铁质档案柜,更新配置了专用的微机、装订机、复印机,档案工作做到了装订齐全、资料完善、分类科学、查找方便,为全县煤炭安全生产工作有序开展发挥了重要作用。一是实行档案管理专人负责。明确档案管理工作办公室专人负责,并将将档案管理工作纳入年度目标管理考核,实行年终奖罚考核兑现;二是建立健全管理制度。建立健全了收发文登记、归档立卷、案卷借阅、库房管理等一系列规章制度并上墙公示。严格按照各项档案管理归档制度,每年定期与不定期邀请县档案行政主管部门的领导和业务人员对档案工作进行指导和检查,发现问题及时纠正,做到常抓不懈。三是狠抓文件分类归档。严格按照档案管理的标准和技术规范统一管理。对历年来7000余份,300余卷档案进行了认真清理,所有的档案经初步整理后,立卷、整理、归档、专柜存储,专人管理。充分做到收集齐全、归类有序、整理规范、编号科学、录入及时准确、检索无盲区、查阅有记录。四是坚持“零距离”热情服务。充分运用档案管理系统,通过电脑查阅等方式向全局干部和广大煤矿企业服务对象提供档案文件信息的“零距离”服务,一年来,为煤矿企业和从业人员查找历年来存档文件2100余份次,化解因历史原因造成的上访案件3起。(供稿:嘉禾县煤炭局曹娜 蒋华玲)

近年来,陕北矿业韩家湾煤炭公司档案管理室不断完善制度、简化程序并实行了电子化管理,档案管理水平不断提高,职工乐称为“韩家湾百科”。

该公司按照国家档案局和省档案局要求,建立健全了档案收集、整理、借阅、保密、归档管理制度,实行了档案员岗位责任制,使档案工作做到有据可依、有章可循;实行了立卷制度改革,变传统组卷方式为“一事一件”立卷方式,简化了工作程序,使档案检索更加方便快捷,大大提高了工作效率。

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在档案室基础设施建设上,安装使用了集防盗、防火等多项功能于一体的现代化档案密集架,配备了温湿度仪、空调机、加湿器和灭火器等档案保护设施,实现了档案库房的“九防”要求。为实现档案管理现代化,先后为档案室配备了电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机、移动硬盘等现代化管理设备,变手工目录为机读目录、手工检索为电脑检索,查准率、查全率及检索速度得到很大提升。充分利用OA办公系统等科技平台,促使公文传阅及归档更加方便快捷,为提升档案管理数字化水平打下了坚实基础。

仅2013年,档案室便接待使用人员100多人次,其中提供档案查阅60余人次,利用卷宗100余卷件,提供档案资料150余卷,复印扫描档案资料300多页,快速便捷的服务,极大地方便了公司职工。

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